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働き方改革|会議を効率化する5つのポイント

アオクマ(@AoKuma19)です

会議が長い。
そんな時は、会議運営を効率化しましょう。

アオクマ
アオクマ
仲良しのメンバーと話すと時間が経つのを忘れるね!

効率化のポイント

1.目的を決めよう

目的を決めましょう。
当たり前だけどできていない人が多いです。3つの課題を話すなら3つ。5つなら5つを話せばそれでおしまいです。目的なく集まるとそこからできる成果も曖昧なものになります。
目的を決めるとはそれが言葉で表せてなければいけません。

良い目的
はてなブログを使うのか、ワードプレス を使うのか決める。

悪い目的
はてなブログとワードプレス について。

良い目的が決まると、結論がでます。悪い目的だと、結論がゴールが曖昧でたどり着かない可能性があります。この例だと2つについて、何を話したいのかわかりません。

そもそも、選択に正解なんてないんだから正解を導き出すような会議になりかねません。(ちなみに、正解の無い物を語らい議論することを神学論争と言います。どちらの信じる神が偉大か話し合うようなものです。)

2.15分単位で調整しよう

会議時間を無駄に1時間単位で決めていませんか?

私は内容を見て必ず15分単位で計画します。今日の会議は45分の会議なのか30分の会議なのか15分の会議なのかを決めます。目的が決まっているからこそ、必要な時間がわかるのです。

参加者には、必ず今日は15分で終えます。などと宣言します。
誰が急いでいるわけでなくとも、時間の意識が生まれ会議が効率的になります。

3.会議ではものを作ろう

会議ではボケっと座ってませんか。
会議では必ず、「何かを作る」意識でいます。

口だけで合意するのはNGです。必ず「もの」にします。

その場で資料を作ることもありますし、メモ帳で議事録をとることもあります。
どんなことがあってもテキストで残せなければ会議はなかったも同然です。
ものが残せれば、忘れても第3者でも、決まったことがわかるので先に進めることができます。

4.終わらせよう

就活や研修でグループワークってやりますね。
話があっちに言ったり、こっちに言ったりするものだと思っていませんか?

アオクマ
アオクマ
リードしていくのは苦手だよ…

必ず「どうやったらこの会議は終わるか」を常に考えて、会議に臨んでください。

終わらせるために始めるといっても過言ではありません。

5.終わったら解散しよう

目的が達成されたら、解散すること。
目的到達で集まった価値が出ているのでそれ以降の話し合いは無駄です。
即解散するのがいいと思います。

優秀な人と会議をすると、恐ろしく効率がいいのは、皆とても忙しそうに見えるからです。
忙しそうな優秀な人の時間を、少しでも有効に使いたいと思う環境であるならば時間は無駄にできません。

トモ
トモ
すぐ解散することで、また次の会議をセットできるよね!

まとめ

会議は効率化できる。そのためには、目的をもって会議に臨み、目的が達成されたら思い切って解散しましょう。

 

チームで生産性を上げていきましょう!